policies/omc-bylaws.html

   1 <!DOCTYPE html>
   2 <html lang="en">
   3 <!--#include virtual="/inc/head.shtml" -->
   4
   5 <body>
   6 <!--#include virtual="/inc/banner.shtml" -->
   7
   8 <div id="main">
   9   <div id="content">
  10     <div class="blog-index">
  11       <article>
  12         <header>
  13           <h2>OpenSSL Bylaws</h2>
  14           <h5>
  15             First issued 13th February 2017<br/>
  16             Last modified 10th December 2019
  17           </h5>
  18         </header>
  19
  20         <div class="entry-content">
  21
  22           <p>This document defines the bylaws under which the OpenSSL Project
  23           operates. It defines the different project roles, how they contribute
  24           to the project, and how project decisions are made.</p>
  25
  26           <h2>Roles and Responsibilities</h2>
  27
  28           <h3>Users</h3>
  29
  30           <p>Users include any individual or organisation that downloads,
  31           installs, compiles, or uses the OpenSSL command line applications or
  32           the OpenSSL libraries or the OpenSSL documentation. This includes
  33           OpenSSL-based derivatives such as patched versions of OpenSSL provided
  34           through OS distributions, often known as "downstream" versions.</p>
  35
  36           <p>Users may request help and assistance from the project through any
  37           appropriate forum as designated by the OpenSSL Management Committee
  38           (OMC). Users may also report bugs, issues, or feature requests; or
  39           make pull requests through any OMC designated channel.</p>
  40
  41           <h3><a name="committers">Committers</a></h3>
  42
  43           <p>Committers have the ability to make new commits to the main OpenSSL
  44           Project repository. Collectively, they have the responsibility for
  45           maintaining the contents of that repository. They must ensure that any
  46           committed contributions are consistent with all appropriate OpenSSL
  47           policies and procedures as defined by the OMC.</p>
  48
  49           <p>Committers also have a responsibility to review code submissions in
  50           accordance with OpenSSL project policies and procedures.</p>
  51
  52           <p>Commit access is granted by invitation from the OTC and requires
  53           a prior OMC vote of acceptance. It may be withdrawn at any time by
  54           a vote of the OMC.</p>
  55
  56           <p>A condition of commit access is that the committer has signed an
  57           Individual Contributor Licence Agreement (ICLA). If contributions may
  58           also be from the employer of an individual with commit access then a
  59           Corporate Contributor Licence Agreement (CCLA) must also be signed and
  60           include the name of the committer.</p>
  61
  62           <p>In order to retain commit access a committer must have authored or
  63           reviewed at least one commit within the previous two calendar
  64           quarters. This will be checked at the beginning of each calendar
  65           quarter. This rule does not apply if the committer first received
  66           their commit access during the previous calendar quarter.</p>
  67
  68           <h3><a name="OMC">OpenSSL Management Committee (OMC)</a></h3>
  69
  70           <p>The OMC represents the official voice of the project. All official
  71           OMC decisions are taken on the basis of a vote.</p>
  72
  73           <p>The OMC:</p>
  74           <ul>
  75             <li>makes all decisions regarding management and strategic direction
  76             of the project; including:
  77             <ul>
  78               <li>business requirements;</li>
  79               <li>feature requirements;</li>
  80               <li>platform requirements;</li>
  81               <li>roadmap requirements and priority;</li>
  82               <li>end-of-life decisions;</li>
  83               <li>release timing and requirement decisions;</li>
  84             </ul>
  85             </li>
  86             <li>maintains the project infrastructure;</li>
  87             <li>maintains the project website;</li>
  88             <li>maintains the project code of conduct;</li>
  89             <li>sets and maintains all project Bylaws;</li>
  90             <li>sets and maintains all non-technical policies and non-technical procedures;</li>
  91             <li>nominates and elects OMC members as required;</li>
  92             <li>approves or rejects OTC nominations for committers and OTC members;</li>
  93             <li>adds or removes OMC, OTC, or committers as required;</li>
  94             <li>adjudicates any objections to OTC decisions;</li>
  95             <li>adjudicates any objections to any commits to project repositories;</li>
  96             <li>ensures security issues are dealt with in an appropriate
  97             manner;</li>
  98             <li>schedules releases and determines future release plans and the
  99             development roadmap and priorities;</li>
 100             <li>maintains all other repositories according to the policies and
 101             procedures they define.</li>
 102           </ul>
 103
 104           <p>Membership of the OMC is by invitation only from the existing OMC
 105           following a passing vote. OMC members may or may not be committers as
 106           well. If an OMC member is also a committer then all rules that apply
 107           to committers still apply.</p>
 108
 109           <p>The OMC makes decisions on behalf of the project. In order to have
 110           a valid voice on the OMC, members must be actively contributing to the
 111           project. Note that there are many ways to contribute to the project
 112           but the ones that count in order to participate in the OMC
 113           decision-making process are the ones listed below.</p>
 114
 115           <p>In general, the OMC will leave technical decisions to the OpenSSL
 116           Technical Committee (OTC, see below) and not participate in
 117           discussions related to development and documention of the OpenSSL
 118           Toolkit. In exceptional cases however an OTC vote can be overruled
 119           by an OMC vote. Such an exceptional case would be for example if an
 120           OTC decision stands contrary to OMC policies or decisions.</p>
 121
 122           <p>OMC members may become inactive. In order to remain active a member
 123           must, in any calendar quarter, contribute by:</p>
 124           <ul>
 125             <li>a) Having authored, or been recorded as a reviewer of, at least
 126             one commit made to any OpenSSL repository (including non-code based
 127             ones) and</li>
 128             <li>b) vote in at least two-thirds of the OMC votes closed in the
 129             first two months of the quarter and the last month of the preceding
 130             quarter.</li>
 131           </ul>
 132
 133           <p>The above rules will be applied at the beginning of each calender
 134           quarter. It does not apply if the OMC member was first appointed, or
 135           became active again during the previous calendar quarter. The voting
 136           requirement only includes those votes after the time the member joined
 137           or was made active again.</p>
 138
 139           <p>If an OMC member remains inactive for one calendar quarter then
 140           they will no longer be considered an OMC member, but will be listed as
 141           an OMC Alumni. OMC Alumni have no access to OMC internal resources
 142           (including email lists) but may request a vote at any time to
 143           reinstate their membership in the OMC.</p>
 144
 145           <p>Any OMC member can propose a vote to declare another member
 146           inactive or remove them from OMC membership entirely.</p>
 147
 148           <p>An OMC member can declare themselves inactive, leave the OMC, or
 149           leave the project entirely. This does not require a vote.</p>
 150
 151           <p>An inactive OMC member can propose a vote that the OMC declare them
 152           active again. Inactive OMC members cannot vote but can propose issues
 153           to vote on and participate in discussions. They retain access to OMC
 154           internal resources.</p>
 155
 156           <h4><a name="omc-voting">OMC Voting Procedures</a></h4>
 157
 158           <p>A vote to change these bylaws will pass if it obtains an in favour
 159           vote by more than two thirds of the active OMC members and less than
 160           one quarter votes against by the active OMC members. A vote that does
 161           not change these bylaws will pass if it has had a vote registered from
 162           a majority of active OMC members and has had more votes registered in
 163           favour than votes registered against.</p>
 164
 165           <p>Only active OMC members may vote. A registered vote is a vote in
 166           favour, a vote against, or an abstention.</p>
 167
 168           <p>Any OMC member (active or inactive) can propose a vote. OMC Alumni
 169           may only propose a vote to reinstate themselves to the OMC. Each vote
 170           must include a closing date which must be between seven and fourteen
 171           calendar days after the start of the vote. Votes to change these
 172           bylaws must be fourteen calendar days in duration.</p>
 173
 174           <p>In exceptional cases, the closing date for non-bylaw changing votes
 175           could be less than seven calendar days; for example, a critical issue
 176           that needs rapid action. A critical issue is hard to define precisely
 177           but would include cases where a security fix is needed and the details
 178           will soon be made public. At least one other active OMC member besides
 179           the proposer needs to agree to the shorter timescale.</p>
 180
 181           <p>A vote closes on its specified date. In addition, any active OMC
 182           member can declare a vote closed once the number of uncast votes could
 183           not affect the outcome. Any active OMC member may change their vote up
 184           until the vote is closed. No vote already cast can be changed after
 185           the vote is closed. Votes may continue to be cast and recorded after a
 186           vote is closed up until fourteen days after the start of the vote.
 187           These votes will count for the purposes of determining OMC member
 188           activity, but will otherwise not affect the outcome of the vote.</p>
 189
 190           <p>All votes and their outcomes should be recorded and available to
 191           all OMC members.</p>
 192
 193           <h3><a name="OTC">OpenSSL Technical Committee (OTC)</a></h3>
 194
 195           <p>The OTC represents the official technical voice of the project. All
 196           OTC decisions are taken on the basis of a vote.</p>
 197
 198           <p>The OTC:</p>
 199           <ul>
 200             <li>makes all technical decisions of the code and documentation for OpenSSL including:
 201             <ul>
 202               <li>design;</li>
 203               <li>architecture;</li>
 204               <li>implementation;</li>
 205               <li>testing;</li>
 206               <li>documentation;</li>
 207               <li>code review;</li>
 208               <li>quality assurance;</li>
 209               <li>classification of security issues in accordance with the security policy;</li>
 210             </ul>
 211             </li>
 212
 213             <li>produces releases according to OMC requirements;</li>
 214             <li>establishes and maintains technical policies and technical procedures such as:
 215               <ul>
 216                 <li>GitHub labels and milestone usage;</li>
 217                 <li>coding style;</li>
 218               </ul>
 219             </li>
 220             <li>nominates to the OMC, addition or removal of OTC members and committers;</li>
 221             <li>ensures technical aspects of security issues are dealt with in an appropriate
 222             manner;</li>
 223           </ul>
 224
 225           <p>Membership of the OTC is by invitation from the OTC and requires
 226           a prior OMC vote of acceptance. OTC members must be committers and
 227           hence all rules that apply to committers also apply.
 228           OTC members may be OMC members and in which case all rules that apply
 229           to OMC members also apply.</p>
 230
 231           <p>The OTC makes technical decisions on behalf of the project based on
 232           requirements specified by the OMC. In order to have
 233           a valid voice on the OTC, members must be actively contributing to the
 234           technical aspects of the project. Note that there are many ways to contribute to the project
 235           but the ones that count in order to participate in the OTC
 236           decision-making process are the ones listed below.</p>
 237
 238           <p>OTC members may become inactive. In order to remain active a member
 239           must, in any calendar quarter, contribute by:</p>
 240           <ul>
 241             <li>a) Having authored, or been recorded as a reviewer of, at least
 242             one commit made to any OpenSSL repository (including non-code based
 243             ones) and</li>
 244             <li>b) vote in at least two-thirds of the OTC votes closed in the
 245             first two months of the quarter and the last month of the preceding
 246             quarter and </li>
 247             <li>c) maintain committer status.</li>
 248           </ul>
 249
 250           <p>The above rules will be applied at the beginning of each calender
 251           quarter. It does not apply if the OTC member was first appointed, or
 252           became active again during the previous calendar quarter. The voting
 253           requirement only includes those votes after the time the member joined
 254           or was made active again.</p>
 255
 256           <p>If an OTC member remains inactive for one calendar quarter then
 257           they will no longer be considered an OTC member.</p>
 258
 259           <p>An OTC member can declare themselves inactive, leave the OTC, or
 260           leave the project entirely. This does not require a vote.</p>
 261
 262           <p>An inactive OTC member can propose a vote that the OTC declare them
 263           active again. Inactive OTC members cannot vote but can propose issues
 264           to vote on and participate in discussions. They retain access to OTC
 265           internal resources.</p>
 266
 267           <h4><a name="otc-voting">OTC Voting Procedures</a></h4>
 268
 269           <p>A vote will pass if it has had a vote registered from
 270           a majority of active OTC members and has had more votes registered in
 271           favour than votes registered against.</p>
 272
 273           <p>Only active OTC members may vote. A registered vote is a vote in
 274           favour, a vote against, or an abstention.</p>
 275
 276           <p>Any OTC member (active or inactive) can propose a vote.
 277           Each vote must include a closing date which must be between seven and fourteen
 278           calendar days after the start of the vote. </p>
 279
 280           <p>In exceptional cases, the closing date
 281           could be less than seven calendar days; for example, a critical issue
 282           that needs rapid action. A critical issue is hard to define precisely
 283           but would include cases where a security fix is needed and the details
 284           will soon be made public. At least one other active OTC member besides
 285           the proposer needs to agree to the shorter timescale.</p>
 286
 287           <p>A vote closes on its specified date. In addition, any active OTC
 288           member can declare a vote closed once the number of uncast votes could
 289           not affect the outcome. Any active OTC member may change their vote up
 290           until the vote is closed. No vote already cast can be changed after
 291           the vote is closed. Votes may continue to be cast and recorded after a
 292           vote is closed up until fourteen days after the start of the vote.
 293           These votes will count for the purposes of determining OTC member
 294           activity, but will otherwise not affect the outcome of the vote.</p>
 295
 296           <p>All votes and their outcomes should be recorded and available to
 297           all OTC and OMC members.</p>
 298
 299           <h4><a name="otc-transparency">OTC Transparency</a></h4>
 300           <p>
 301           The majority of the activity of the OTC will take place in public.
 302           Non-public discussions or votes shall only occur for issues such as:
 303           <ul>
 304             <li>pre-disclosure security problems</li>
 305             <li>pre-agreement discussions with third parties that require confidentiality</li>
 306             <li>nominees for OTC or committer roles</li>
 307             <li>personal conflicts among project personnel</li>
 308           </ul>
 309           </p>
 310
 311           <p>Full details (topic, dates, voting members, specific votes cast, vote result) of
 312           all public votes shall be made available in a public repository.</p>
 313
 314           <h3>OpenSSL Software Foundation (OSF)</h3>
 315
 316           <p>The OpenSSL Software Foundation represents the OpenSSL project in
 317           legal and most official formal capacities in relation to external
 318           entities and individuals. This includes, but is not limited to,
 319           managing contributor license agreements, managing donations,
 320           registering and holding trademarks, registering and holding domain
 321           names, obtaining external legal advice, and so on.</p>
 322
 323           <p>Any OMC member may serve as a director of OSF if they wish. To do
 324           so they should send a request to any existing OSF director.</p>
 325
 326           <h3>OpenSSL Software Services (OSS)</h3>
 327
 328           <p>OpenSSL Software Services represents the OpenSSL project for most
 329           commercial and quasi-commercial  contexts, such as providing formal
 330           support contracts and brokering consulting contracts for OpenSSL
 331           committers.</p>
 332
 333           <p>Any OMC member may serve as a director of OSS if they wish, subject
 334           to certain contractual requirements. To do so they should send a
 335           request to any existing OSS director.</p>
 336
 337
 338           <h2><a name="leave">Leave of absence</a></h2>
 339
 340           <p>An active OMC member, OTC member, or committer may request a leave of absence
 341           from the project. A leave of absence from the OMC, OTC or committer shall
 342           suspend inactivity determination for the specified role. All access to
 343           OMC, OTC or committer resources shall be suspended (disabled) and the OMC
 344           or OTC member shall be excluded from voting and the committer shall be excluded
 345           from reviewing or approving source changes. On return from a leave of
 346           absence, the OMC or OTC member or committer will be deemed to have become active
 347           as of the date of return.</p>
 348
 349           <p>All of the following criteria must be met in order to qualify as a
 350           leave of absence:</p>
 351           <ul>
 352             <li>a) the member must request via email to the OMC a leave of
 353                    absence at least one week in advance of the requested
 354                    period of leave;</li>
 355             <li>b) only one leave of absence is permitted per calendar year;</li>
 356             <li>c) the leave of absence must specify the date of return from
 357                    the leave of absence; </li>
 358             <li>d) the length of the leave of absence shall be a minimum of one calendar
 359                    month and shall not exceed three calendar months (one quarter); and </li>
 360             <li>e) the leave of absence applies to all the roles within the
 361                    project (i.e. OMC, OTC and committer if all three roles apply).</li>
 362           </ul>
 363
 364           <h2><a name="update">Bylaws Update History</a></h2>
 365           <p>
 366           The following changes have been made since the bylaws were first
 367           issued 13-February-2017.
 368           </p>
 369           <ul>
 370             <li>21-November-2019.
 371             Added <i>OTC</i>. and other related changes.</li>
 372             <li>20-December-2017.
 373             Added <i>Leave of absence</i> section.</li>
 374           </ul>
 375
 376         </div>
 377         <footer>
 378           You are here: <a href="/">Home</a>
 379           : <a href="/policies">Policies</a>
 380           : <a href="">Bylaws</a>
 381           <br/><a href="/sitemap.txt">Sitemap</a>
 382         </footer>
 383       </article>
 384     </div>
 385     <!--#include virtual="sidebar.shtml" -->
 386   </div>
 387 </div>
 388
 389 <!--#include virtual="/inc/footer.shtml" -->
 390 </body>
 391
 392 </html>
 393